I- PRÉSENTATION DU PRODUIT

WebsitePanel est une interface WEB qui va vous permettre de gérer vos boites mails, les contacts de votre carnet d’adresses et les listes de distribution.

II- CRÉER UNE BOITE MAIL

Pour commencer, allez sur votre organisation hébergée disponible à cette adresse : http://a.code42.fr

Connectez-vous à l’aide de vos identifiants client (Adresse e-mail + mot de passe).

Rendez-vous à l’accueil de votre organisation hébergée en cliquant sur l’icône « Organisation hébergée » comme sur l’image.

Vous arriverez à la page « Organisations » qui liste toutes vos organisations. Cliquez sur celle désirée comme sur l’image suivante :

Vous arriverez à l’accueil de votre organisation. Pour continuer et créer une boite mail, cliquez sur « Messageries » dans l’onglet « Exchange » comme détaillé sur l’image :

Vous arriverez à la page « Messageries » qui liste toutes vos boites mails déjà créées. Pour créer une messagerie, cliquez sur « Créer une nouvelle messagerie » comme indiqué sur l’image.

Vous arriverez à la page « Créer une nouvelle messagerie ». Suivez les informations décrites dans la suite du document pour pouvoir créer votre boite mail.

Laissez coché « Nouvel utilisateur ».

Et remplissez  les champs adéquats :

• First Name :le prénom de l'utilisateur (exemple : Michel) ;
• Last Name :le NOM de l'utilisateur (exemple : SARAZIN) (A METTRE EN MAJUSUCLE) ;
• Nom d'affichage :il se remplira automatiquement avec le prénom + NOM ;
• Account Number :ce sera le n° de compte du mail (dans cet exemple "001", car cela est votre première adresse E-MAIL pour votre organisation. Pour d’autres boites mails, veuillez vérifier le dernier n° de compte dans les mails et ajoutez +1 pour l’"Account Number" ;
• Adresse e-mail :ce sera l'adresse e-mail de l'utilisateur ;
• (VOUS POUVEZ AVOIR PLUSIEURS NOMS DE DOMAINE POUR UNE MÊME ORGANISATION)
• Mot de Passe : choisissez le mot de passe pour ce compte mail (ATTENTION A BIEN RESPECTER LA COMPLEXITÉ DU MOT DE PASSE) ;
• Mailboxplan Name :C’est ici que vous pouvez choisir le type de boite Mail par rapport à qu’elle type de boite Mail vous avez souscrit.

Puis validez en cliquant sur « Créer une messagerie ».

Vous allez être automatiquement redirigé vers la page de configuration de la boite mail que vous venez de créer :

Par défaut vous arrivez sur l’onglet « Générale »

Plusieurs informations sont affichées dans cet onglet.

• Mailbox plan : le type de votre boite mail (vous pouvez la changer avec le menu déroulant)
• Mailbox Size : la taille actuelle de votre boite mail (elle est pour l’instant à 0, car vous venez de la créer)

N’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer les modifications » si vous en avez effectué.

Navigation dans l’onglet « General »

Dans cet onglet, il vous sera possible de réaliser plusieurs tâches :

• Modifier le mot de passe de la messagerie (n’oubliez pas de cliquer sur « Set Password » pour valider) ;
• Désactiver la messagerie en cochant « Désactiver l’utilisateur »
• Modifier le Prénom et le Nom de famille ;
• Ajouter des Notes à cette personne ;
• Ajouter des informations diverses dans « Informations de la compagnie » « Information de contact » et « Adresse ».

Validez vos modifications en cliquant sur « Sauvegarder les changements »

Navigation dans l’onglet « Instructions d’installation »

Cette page vous fournit des informations sur votre messagerie et sa configuration, telles que l’adresse e-mail et son mot de passe.

Vous pouvez envoyer toutes ces informations par mail en développant la partie « Envoyer par E-Mail »

Renseignez la ou les adresses e-mail à qui vous voulez envoyer ces informations et cliquez sur « Envoyer ». Vous recevrez par mail toute la partie « Instructions d’installation ».

Vous pouvez désormais retourner à l’accueil de la messagerie en cliquant sur « Messageries » dans l’onglet « Exchange »

Comme vous pouvez le remarquer, l’adresse e-mail précédemment créée est désormais visible ici. A tout moment, vous pouvez modifier les informations de n’importe quelle messagerie en cliquant sur le « Nom d’affichage » de la boite aux lettres que vous voulez modifier. Vous pouvez également la supprimer en cliquant sur la croix rouge.

III- CRÉER DES CONTACTS

Allez dans « Contacts » dans l’onglet « Exchange »

 

C’est ici que vous allez pouvoir définir des contacts communs à tout le carnet d’adresses de votre organisation, ainsi chaque personne bénéficiant d’une adresse mail aura accès à ce contact dans son logiciel Outlook.

Pour continuer, cliquez sur « Créer un nouveau contact ».

La page « Créer un nouveau contact » apparaitra :

Remplissez les champs avec les informations souhaitées de votre contact puis validez en cliquant sur « Créer un contact ».

Vous serez automatiquement redirigé vers la page de configuration du contact que vous venez de créer :

Comme pour la création d’une boite mail, vous pouvez ajouter ou modifier des informations

• Modifier le nom d’affichage ;
• Modifier l’adresse e-mail ;
• Utiliser le format de texte riche MAPI: laissé par défaut ;
• Masquer du carnet d’adresses: cochez la case si vous voulez que le contact ne soit pas visible dans le carnet d’adresses de votre organisation ;
• Prénom ;
• Nom de famille ;
• Notes

Puis sauvegardez les modifications en cliquant sur « Enregistrer les modifications ».

Retournez à la page « Contacts » en cliquant sur « Contacts » dans l’onglet « Exchange ».

Comme vous pouvez le remarquer, le contact est désormais visible ici. A tout moment, vous pouvez modifier les informations de n’importe quel contact en cliquant sur le « Nom d’affichage » du contact que vous voulez modifier. Vous pouvez également le supprimer en cliquant sur la croix rouge.

IV- CRÉER UNE LISTE DE DISTRIBUTION

Une liste de distribution vous permet de diffuser un même mail à plusieurs destinataires présent au sein de votre organisation.

Pour créer une lite, allez dans « Listes de distribution » dans l’onglet « Exchange »

La page suivante apparaitra :

C’est ici que vous allez définir vos listes de distribution. Chaque mail envoyé à l’adresse e-mail que vous allez précisée, sera adressé à tous les membres définis dans la liste de distribution.

Cliquez sur « Créer une nouvelle liste de distribution ».

La page « Créer une nouvelle liste de distribution » apparaitra :

Remplissez chaque champ avec les informations souhaitées de votre liste de distribution :

• Nom d’affichage: choisir le nom d’affichage souhaité (Exemple : TEAM CODE42)
• Adresse e-mail: choisir l’adresse e-mail de la liste de distribution (Exemple : Team@fr)
• NOTE: Vous ne pouvez pas choisir une adresse e-mail déjà existante dans votre organisation et liée à un utilisateur.
• Managed by: choisir une personne qui gérera cette liste de diffusion en cliquant sur le livre

Puis validez en cliquant sur « Créer une liste de distribution ». 

Vous serez automatiquement redirigé vers la page de configuration de la liste de distribution que vous venez de créer :

Plusieurs options de modification s’offrent à vous :

• Modifier le «Nom d’affichage » ;
• Masquer du carnet d’adresses ;
• Modifier le Manager de la liste de distribution ;
• Ajouter des membres à la liste de distribution.

Pour ajouter des personnes dans cette liste de diffusion, cliquez sur « Ajouter...  »

La fenêtre de votre « Carnet d’adresses Exchange » apparaitra :

Sélectionnez les personnes que vous voulez ajouter à la liste de diffusion puis cliquez sur « Ajouter des Comptes  ».

Vous retournez automatiquement à la page de modification de la liste de distribution :

Comme vous pouvez le constater, la liste a désormais des membres. Vous pouvez à tout moment en ajouter d’autres ou en supprimer en sélectionnant les personnes désirées et en cliquant sur « Supprimer ».

Sauvegardez en cliquant sur « Enregistrer les modifications ».

Naviguez dans l’onglet « Adresse E-Mail » sur la page de configuration de votre liste de distribution.

La page suivante apparaitra :

C’est ici que vous allez pouvoir modifier l’adresse e-mail de votre liste de distribution ou en ajouter une autre.

Pour cela, ajoutez l’adresse e-mail souhaitée dans le champ « Ajouter une nouvelle adresse e-mail » puis validez en cliquant sur « Ajouter une adresse e-mail ».

Cette documentation est aussi disponible au format PDF